Ostoskori
0
0,00 €
Toimittajarekisterillä tehot irti hankinnoista!
23.08.2024
Julkisina hankintoina kilpailuttamiseen liittyy monia kaupallisia ristiriitoja, joiden kanssa hankintayksiköt joutuvat tasapainoilemaan. Hankintalaki esimerkiksi edellyttää, että kaikki olennaiset asiakirjat täytyy saattaa tarjoajien nähtäville heti kilpailutuksen alussa, mutta samalla hankintayksikkö joutuu paljastamaan sopimuspohjansa myös muiden toimijoiden tietoon. Miten varmistaa, että tarjoajat saavat lain edellyttämät tiedot, mutta panostukset laadukkaisiin aineistoihin eivät valu hukkaan? Erinomainen ratkaisu edellä kuvattuihin ongelmiin on perustaa toimittajarekisteri. Miten toimittajarekisteri toimii?
Toimittajarekisterin ajatuksena on listata hankintayksikön ylläpitämään rekisteriin valmiiksi tietyn kategorian hankinnoista kiinnostuneet toimittajat. Hankintayksikkö ilmoittaa Hilmassa toimittajarekisteristä ja niistä ehdoista, jotka täytettyään toimittaja voi tulla hyväksytyksi rekisteriin. Kyseinen Hilma-ilmoitus on jatkuvasti halukkaiden tarjoajien nähtävillä. Ilmoituksessa hankintayksikön tulee määritellä riittävän tarkkaan toimittajarekisterin kohteena olevat erilaiset hankinnat. Lisäksi hankintayksikön tulee listata ilmoituksessaan tarjoajien soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset, jotka rekisteriin hyväksyttävien toimittajan tulee täyttää.
Mitä hyötyjä rekisterillä saavutetaan?
Toimittajarekisterillä on monia prosessin tehokkuuteen ja tiedonvaihtoon liittyviä etuja: Ensinnäkin toimittajarekisteri parantaa kilpailutusten luottamuksellisuutta, jos rekisteriin hyväksymisen ehtona toimittajien tulee sitoutua hankintayksikön määrittelemään salassapitoon. Tällöin kaikki toimittajille julkaistavat aineistot ovat luottamuksellisia, eikä tietoja saa luovuttaa toimittajarekisterin ulkopuolisille tahoille. Tavanomaisessa kilpailutuksessa hankintayksikkö joutuu julkaisemaan koko maailmalle sopimuspohjansa, liitteensä ja määrittelynsä. Laadukkaiden omaan käyttöön laadittujen dokumenttien leviämien kaikkien muidenkin toimijoiden käyttöön on kallista ja turhauttavaa.
Lisäksi toimittajarekisteri poistaa hankintamenettelystä ainakin yhden soveltuvuuden arviointia koskevan vaiheen, kun toimittajilta ei tarvitse pyytää tietoja kaikista soveltuvuuteen liittyvistä tiedoista. Hankintayksikkö voi esimerkiksi edellyttää, että toimittajarekisteriin liittyessään toimittaja täyttää yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ns. ESPD-lomake), vakuuttaa täyttävänsä sanktiolistoja koskevat vaatimukset, sitoutuu noudattamaan tilaajavastuulakia ja pystyy esittämään tietyn määrän referenssitoimituksia.
Hankintayksikkö voi toimittajarekisteristä huolimatta esittää kilpailutuksen yhteydessä myös tiukempia soveltuvuutta koskevia ehtoja, mutta tällöinkin ehdokkaiden karsinta tapahtuu valmiiksi määritellyn toimittajajoukon keskuudesta. Esimerkiksi valituksen riski pienenee olennaisesti, kun karsinta tehdään potentiaalisten toimittajien kesken, eikä mukaan pääse sellaisia toimijoita, joiden tarkoituksena on vain hämmentää markkinaa.
Lisäksi on hyvä huomioida, että laadukkaan toimittajarekisterin avulla markkinakartoitusten teettäminen ja toimittajakentän tunteminen helpottuu. Hankintayksikkö voi käyttää toimittajarekisteriä kilpailutusten välissä myös tulevista hankkeista tiedottamiseen, mikä muuten on haastavaa. Hankintayksikkö huomaa myös saman tien, jos alalle tulee uusia toimijoita tai vanhoja poistuu markkinoilta. Kaikella tällaisella tiedolla voi olla huomattavaa merkitystä kilpailutuksia suunniteltaessa.
Mitä toimittajarekisteri tarkoittaa tarjoajalle?
Tarjoajan näkökulmasta toimittajarekisteri säästää aikaa ja vaivaa sekä varmistaa sen, että sillä on mahdollisuus osallistua kaikkiin kyseisen hankintayksikön mielenkiintoisiin kilpailutuksiin. Toimittajarekisteriin liittyminen edellyttää soveltuvuusvaatimuksiin liittyvää työtä, ja esimerkiksi ESPD-lomakkeen täyttäminen vaatii hieman työtä, jos sellaista vaaditaan. Toisaalta myöhemmin kilpailutusten yhteydessä toimittajan työmäärä on paljon pienempi, ja kaikki resurssit voidaan käyttää laadukkaan tarjouksen tekemiseen. Toimittajarekisteriin hyväksytty toimittaja on askeleen lähempänä ratkaisevia kierroksia, joissa voittava tarjous valitaan.
Kiinnostuitko?
Jos haluat tehostaa julkisten hankintojen prosessejasi, toimittajarekisteri on edullinen ja tehokas tapa toteuttaa laadukkaita kilpailutuksia. Jos haluat kuulla lisää, Skyline Legal järjestää mielellään tiimillenne 30 minuutin Teams-tietoiskun toimittajarekisteristä ja sen mahdollisuuksista. Tietoisku on maksuton.
