Ostoskori
0
0,00 €
Neuvottelumenettelyllä laatua kilpailutukseen
30.08.2024
Usein hankintayksiköt pohtivat kysymystä siitä, minkälaisen vuorovaikutusta markkinoiden kanssa on mahdollista harjoittaa kilpailutusten laadun varmistamiseksi. Missään tyhjiössä kilpailutuksia ei suinkaan tarvitse suunnitella, sillä hankintalaki tarjoaa useampiakin tapoja huomioida markkinoilta löytyvä viimeisin osaaminen ja tietämys.
Mikä neuvottelumenettely?
Neuvottelumenettely voidaan toteuttaa useilla eri tavoilla, mutta pääpiirteissään kilpailutus etenee seuraavasti. Menettely käynnistetään julkaisemalla osallistumispyyntö ja alustava tarjouspyyntö. Niiden perusteella tarjoajien tulee kyetä arvioimaan edellytyksensä kilpailutukseen osallistumiseksi. Jos tarjoaja päättää osallistua, sen tulee jättää määräajassa alustava tarjous. Arvioituaan alustavat tarjoukset hankintayksikkö käynnistää valikoitujen tarjoajien kanssa neuvottelut tarjousten parantamiseksi.
Hankintalaissa ei ole tarkemmin määritelty, mistä teemoista neuvotteluissa saa tai ei saa keskustella. Neuvottelujen aikana voidaan käydä läpi hankinnan kohteen määrittelyä, teknisiä ratkaisuja sekä hankintasopimuksen ehtoja. Toisaalta kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuperusteet sekä vähimmäisvaatimukset on tullut ilmoittaa jo osallistumispyynnössä, eikä niihin pidä neuvottelujen yhteydessä kajota. Olennaista myös on, että tarjoajia kohdellaan tasapuolisesti ja kaikille neuvotteluissa mukana oleville tarjoajille ilmoitetaan kirjallisesti hankinta-asiakirjoihin tehdyistä muutoksista.
Laki ei myöskään tarkemmin ota kantaa siihen, missä muodossa neuvottelut tulee käydä. Edistykselliset toimijat osaavat hyödyntää sähköisiä menetelmiä, kuten Teams-tapaamisia, sekä kirjallisesti toteutettuja neuvottelukierroksia. Toisaalta laajemmissa hankintakokonaisuuksissa edes useamman päivän tai jopa viikon mittaiset neuvottelut eivät ole tavattomia. Hankintayksikkö voi määritellä neuvottelujen kulun omien tarpeidensa mukaisesti, kunhan tasapuolinen kohtelu ei vaarannu ja neuvottelumenettelyn tavoitteet täyttyvät.
Neuvottelukierrosten päätyttyä hankintayksikkö julkaisee lopullisen tarjouspyynnön, jossa on huomioitu neuvotteluvaiheessa käydyt keskustelut ja niiden perusteella tehdyt muutokset. Tarjoajille tulee tässäkin vaiheessa varata riittävästi aikaa jättää lopulliset tarjouksensa. Voittaja valitaan lopullisten tarjousten vertailun tuloksena.
Milloin neuvottelumenettelyä voi käyttää?
Erityisalojen hankintalaissa neuvottelumenettelyn käyttö on sallittu kaikissa kilpailutuksissa. Sitä kannattaa harkita käytettäväksi muun muassa silloin, jos hankintaan sisältyy olennaisesti suunnittelua tai jos kyseessä on siinä määrin teknisesti haastava kohde, ettei sen määrittely etukäteen ole yksiselitteistä. Neuvottelumenettely voi soveltua siten moniin erilaisiin tilanteisiin, joissa hankitaan muita kuin tuotekatalogissa listattuja valmiita tuotteita. Jos hankintaa suunnitellessanne uskoisitte neuvottelumenettelyn parantavan kilpailutuksen laatua, todennäköisesti sen käyttämiselle on olemassa riittävät ja selkeät perusteet, jotka kannattaa kirjoittaa auki ja liittää osallistumispyyntöön.
Yleisen hankintalain puolella ei ole vastaavia säännöksiä neuvottelumenettelystä kuin erityisalojen hankintalaissa. Kuitenkin kansallisissa hankinnoissa, joiden kynnysarvo jää alle 143.000 euron (tavarat tai palvelut) tai alle 5,538 miljoonaan (rakennusurakat), hankintayksikkö saa harkintansa mukaan käyttää mitä tahansa tasapuolista menettelyä. Näin ollen myös neuvottelumenettely on edellä mainittujen rajojen alle jäävissä kansallisissa hankinnoissa sallittua.
Tarjoajien karsiminen prosessin aikana
Neuvottelumenettelyssä korostuu hankintaprosessin vaiheittaisuus. Kilpailutuksen tehokkuus paranee olennaisesti, jos jokaisesta vaiheesta jatkoon pääsee vain vahvimmat toimijat, joiden edellytykset menestyä kilpailutuksessa ovat parhaimmat. Etenkin neuvottelumenettelyn kaltainen ajallisesti pitkäkestoinen prosessi tarjoaa hyvät mahdollisuudet karsia tarjoajia eri vaiheiden jälkeen.
Hankintayksikön kannattaa määritellä jo osallistumispyynnössä, millä tavalla ja missä vaiheessa kilpailutusta tarjoajien määrää halutaan rajoittaa. Tarjoajien karsiminen edellyttää aina erillistä päätöstä, josta tarjouskilpailun ulkopuolelle suljettu tarjoaja voi valittaa. Toisaalta tarjouskilpailun päätyttyä hankintayksikkö voi olla turvallisin mielin sen suhteen, ettei kukaan aiemmassa vaiheessa karsittu toimija voi hakea enää hankintapäätökseen muutosta.
Mitä neuvottelumenettelystä kannattaa muistaa?
Oikein toteutettuna neuvottelumenettely auttaa selventämään epäselvyyksiä, keräämään ideoita ja tekemään tarvittavia tarkennuksia ennen lopullisten tarjousten jättämistä. Neuvottelumenettely on toki työläämpi toteuttaa, kuin perinteinen avoimella tai rajoitetulla menettelyllä toteutettava kilpailutus. Laajassa ja arvoltaan huomattavassa hankinnassa kannattaa silti harkita, olisiko huolella toteutettu onnistunut kilpailutus pikaista spurttia parempi vaihtoehto.
